Głównym zadaniem systemów ERP jest planowanie zasobów przedsiębiorstwa poprzez integrację wszystkich jego działów. Utworzenie wspólnej bazy danych powoduje, że organizacja korzysta tylko z jednego zbioru informacji.
ERP jest specjalistycznym oprogramowaniem, tworzącym środowisko wspierające w zakresie finansów i księgowości, marketingu, ewidencji sprzedaży i zakupów czy stanów magazynowych.
Łączenie obszarów przedsiębiorstwa
Głównym wyzwaniem w każdej firmie jest zapewnienie użytkownikowi dostępu do aktualnych danych. Na porządku dziennym występuje rozproszenie materiału w wielu programach. Takie systemy nazywa się systemami wyspowymi lub samodzielnymi.
Systemy ERP oferują gromadzenie informacji we wspólnej bazie danych. Najlepiej widać to na przykładzie przyjmowania zamówień od klientów. Sprzedawca operujący w jednym systemie może szybko sprawdzić historię zamówień kontrahenta, stany magazynowe oraz warunki płatności.
Zalety systemów ERP
Korzystanie z oprogramowania niesie ze sobą wiele korzyści. Dane wprowadzone do systemu są od razu widoczne we wszystkich działach przedsiębiorstwa. Jednak nowe dane należy wprowadzać z należytą starannością, ponieważ program ulega aktualizacji także o nieprawidłowe wpisy.
ERP dostosowuje się do tych procesów, które zachodzą w danej firmie. Pomaga usystematyzować działania konieczne dla prowadzenia działalności w konkretnej branży a także dostosować się do właściwych dla przedsiębiorstwa procesów.
System wymaga autoryzacji dostępu oraz pomaga w modyfikowaniu dostępu do niego poszczególnych działów i pojedynczych pracowników. Dzięki temu zwiększa bezpieczeństwo wprowadzanych danych i chroni przed wprowadzaniem mylnych wpisów.
Wprowadzenie systemu ERP wpływa na:
- obniżenie kosztów pracy poprzez automatyzację niektórych czynności,
- obniżenie kosztów materiałowych poprzez planowanie produkcji,
- oszczędność czasu potrzebnego na tworzenie zamówień czy ewidencję dokumentów,
- poprawę jakości obsługi klienta dzięki wprowadzaniu danych na temat jego preferencji zakupowych,
- szybszą decyzyjność poprzez posiadanie pełnej wiedzy i prognozowaniu na jej podstawie,
- wzrost efektywności pracowników dzięki lepszemu obiegowi dokumentacji,
- poprawę dostępu do kluczowych informacji, także za pomocą aplikacji na urządzenia mobilne,
- ujednolicenie procesów i uporządkowanie dokumentów,
- optymalizację produkcji poprzez eliminację powtarzających się błędów,
- bezpieczeństwo danych i minimalizację biurokracji, ograniczenie dostępu niepowołanym pracownikom,
- kontrolę stanów magazynowych i lepsze wykorzystanie powierzchni magazynowej.
